Rabu, 26 November 2008

undang - undang kearsipan 1971


LEMBARAN NEGARA
REPUBLIK INDONESIA

No. 32, 1971(Penjelasan dalam Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2964)

UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 7 TAHUN 1971
TENTANG
KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA,

Menimbang: a. bahwa untuk kepentingan generasi yang akan datang perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yang nyata, benar dan lengkap mengenai kehidupan kebangsaan bangsa Indonesia dimasa yang lampau, sekarang dan yang akan datang dan berhubungan dengan itu perlu diatur ketentuan-ketentuan pokok tentang kearsipan;
b. bahwa dalam rangka meningkatkan penyempurnaan administrasi aparatur Negara, khususnya di bidang kearsipan, materi yang terdapat dalam undang-undang Nomor 19 Prps. Tahun 1961 perlu ditinjau kembali dan disesuaikan dengan perkembangan keadaan;

Mengingat: 1. Pasal 5 ayat (1) jo. Pasal 20 ayat (1) Undang-undang dasar 1945;
2. Undang-undang Nomor 5 tahun 1969 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1969 Nomor 36);

Dengan Persetujuan
DEWAN PERWAKILAN RAKYAT GOTONG ROYONG


MEMUTUSKAN:

Mencabut: Undang-Undang Nomor 19 Prps Tahun 1961 (Lembaran Negara Tahun 1961 Nomor 310).

Menetapkan: UNDANG-UNDANG TENTANG KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN.

BAB I
KETENTUAN-KETENTUAN UMUM

Pasal 1
Yang dimaksud dalam Undang-undang ini dengan Arsip ialah:
a. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan;
b. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Pasal 2
Fungsi arsip membedakan:
a. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara;
b. Arsip statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Pasal 3
Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.

BAB II
TUGAS PEMERINTAH

Pasal 4
(1) Arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini adalah dalam wewenang dan tanggungjawab sepenuhnya dari Pemerintah.
(2) Pemerintah berkewajiban untuk mengamankan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf b Undang-undang ini sebagai bukti pertanggungjawaban nasional, yang penguasaannya dilakukan berdasarkan perundingan atau ganti rugi dengan pihak yang menguasai sebelumnya.

Pasal 5
Dalam melaksanakan penguasaan termaksud dalam pasal 4 Undang-undang ini Pemerintah berusaha menertibkan:
a. Penyelenggaraan arsip-arsip dinamis;
b. Pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan serta penggunaan arsip statis.

Pasal 6
Pemerintah mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan nasional dengan menggiatkan usaha-usaha:
a. penyelenggaraan kearsipan yang membimbing ke arah kesempurnaan;
b. pendidikan kader ahli kearsipan;
c. penerangan/kontrole/pengawasan;
d. perlengkapan-perlengkapan tehnis kearsipan; dan
e. penyelidikan-penyelidikan ilmiah di bidang kearsipan pada umumnya.


Pasal 7
(1) Pemerintah mengadakan, mengatur dan mengawasi pendidikan tenaga ahli kearsipan.
(2) Pemerintah mengatur kedudukan hukum dan kewenangan tenaga ahli kearsipan.
(3) Pemerintah melakukan usaha-usaha khusus untuk menjamin kesehatan tenaga ahli kearsipan sesuai dengan fungsi serta tugas dalam lingkungannya.

BAB III
ORGANISASI KEARSIPAN

Pasal 8
Untuk melaksanakan tugas termaksud dalam pasal 5 Undang-undang ini, Pemerintah membentuk organisasi kearsipan yang terdiri:
(1) Unit-unit kearsipan pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan Pusat dan Daerah.
(2) a. Arsip Nasional di Ibu Kota Republik Indonesia sebagai inti organisasi daripada Lembaga Kearsipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat;
b. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibu Kota Daerah Tingkat I, termasuk Daerah-daerah yang setingkat dengan Daerah Tingkat I selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.

BAB IV
KEWAJIBAN KEARSIPAN

Pasal 9
(1) Arsip Nasional Pusat wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf b Undang-undang ini dari Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan Pusat.
(2) Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf b Undang-undang ini dari Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan Daerah serta Badan-badan Pemerintah Pusat di tingkat Daerah.
(3) Arsip Nasional Pusat maupun Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip yang berasal dari Badan-badan Swasta dan/atau perorangan.

Pasal 10
(1) Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat maupun Daerah wajib mengatur, menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf a Undang-undang ini.
(2) Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat wajib menyerahkan naskah-naskah arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf b Undang-undang ini kepada Arsip Nasional Pusat.
(3) Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Daerah, serta Badan-badan Pemerintah Pusat di tingkat Daerah, wajib menyerahkan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf b Undang-undang ini kepada Arsip Nasional Daerah.

BAB V
KETENTUAN-KETENTUAN PIDANA

Pasal 11
(1) Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun.
(2) Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini, yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidanan dengan pidana penjara seumur hidup atau pidana penjara selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun.
(3) Tindak pidana yang termaksud dalam ayat (1) dan ayat (2) pasal ini adalah kejahatan.

BAB IV
KETENTUAN-KETENTUAN PENUTUP

Pasal 12
Hal-hal yang belum diatur dalam Undang-undang ini akan diatur lebih lanjut dengan Peraturan Perundangan.

Pasal 13
Undang-undang ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar supaya setiap orang dapat mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Undang-undang ini dengan penempatannya dalam Lembaran Negara Republik Indonesia.

Disahkan di Jakarta
pada tanggal 18 Mei 1971
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA

SOEHARTO
JENDERAL T.N.I.
Diundangkan di Jakarta
pada tanggal 18 Mei 1971
SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA,

ALAMSJAH
LETNAN JENDERAL T.N.I.


TAMBAHAN
LEMBARAN NEGARA RI

No. 2964(Penjelasan Atas Lembaran Negara Tahun 1971 Nomor 32)

PENJELASAN
ATAS
UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESI
NOMOR 7 TAHUN 1971
TENTANG
KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN

PENJELASAN UMUM

Untuk kepentingan pertanggungjawaban nasional kepada generasi yang akan datang, perlu diselamatkan bahan-bahan bukti nyata, benar dan lengkap mengenai kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia pada umumnya dan penyelenggaraan Pemerintah Negara pada khususnya, baik mengenai masa lampau, masa sekarang dan masa yang akan datang.
Penyelamatan bahan-bahan bukti tersebut merupakan masalah yang termasuk bidang Kearsipan dalam arti yang seluas-luasnya. Sebelum ditetapkannya Undang-undang ini, masalah kearsipan tealh diatur dalam Undang-undang Nomor 19 Prps. Tahun 1961 yang untuk mencapai maksud-maksud tersebut di atas, Undang-undang tersebut sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan kebutuhan administrasi yang sudah maju.
Berhubungan dengan itu atas dasar pertimbangan tersebut di atas dan sesuai dengan ketentuan pasal 2 Undang-undang Nomor 5 Tahun 1969 serta surat Pimpinan Majelis Permusyawaratan Rakyat Sementara No. A9/1/24/MPRS/1967, masalah kearsipan itu perlu diatur kembali dalam Undang-undang ini yang sekaligus merupakan penyempurnaan dari materi Undang-undang 19 Prps. Tahun 1961.
Adapun penyelenggaraan daripada pelaksanaan ketentuan-ketentuan menurut Undang-undang ini ditentukan dan diatur dalam peraturan-peraturan perundangan. Hal tersebut dimaksudkan agar senantiasa terbuka kemungkinan untuk mengikuti perkembangan kehidupan Bangsa serta perkembangan penyelenggaraan Pemerintahan dan administrasi negara secara teratur dan tepat. Salah satu usaha untuk melaksanakan ketentuan-ketentuan Undang-undang ini, dibentuk Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai organisasi inti dan unit-unit kearsipan lainnya yang terdapat di seluruh Lembaga-lembaga Negara dan aparatur Pemerintah.

PENJELASAN PASAL DEMI PASAL

Pasal 1
Yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam bentuk corak bagaimanapun juga dari sesuatu arsip dalam pasal ini adalah meliputi baik yang tertulis maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti halnya hasil-hasil rekaman, film dan lain sebagainya. Yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan dengan yang lain yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama.
Dalam pasal ini ditegaskan pula perbedaan antara fungsi arsip dalam tata pemerintahan (huruf a) dan fungsi dalam kehidupan nasional (huruf b).
Hakekat daripada perbedaan ini terdapat dalam pasal 4 yakni pengamanan daripada pertanggungjawaban di bidang nasional dan di bidang Pemerintahan.
Dengan Lembaga-lembaga Negara dimaksudkan Lembaga-lembaga Negara seperti ditetapkan dalam Undang-undang Dasar 1945.
Sedangkan yang dimaksud dengan Badan-badan Pemerintahan ialah:
a. seluruh aparatur Pemerintah, termasuk dalam hal ini perusahaan-perusahaan yang modalnya untuk sebagian atau seluruhnya berasal dari Pemerintah; dan
b. badan-badan Pemerintah yang akan/sudah dilebur pada waktu Undang-undang ini dikeluarkan.

Pasal 2
Arsip merupakan suatu yang hidup, tumbuh dan terus berubah seirama dengan tata kehidupan masyarakat maupun dengan tata pemerintahan.
Pasal 2 ini menegaskan adanya dua jenis sifat dan arti arsip secara fungsionil, yakni:
a. arsip dinamis, sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya; dan
b. arsip statis, sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai abadi, khusus sebagai bahan pertanggung-jawaban nasional/Pemerintahan.
Adalah perlu sekali ditentukan secara tegas tentang cara-cara penilaian arsip menurut fungsinya ini, baik tentang penentuan nilai dan arti menurut usia/jangka waktu dan/ataupun menurut evaluasi dayagunanya. Cara-cara penilaian tersebut akan diatur lanjut dalam peraturan perundangan.
Perbedaan fungsi ini menjadi dasar dalam pelaksanaan tugas dan penguasaannya oleh Pemerintah sebagai ternayata dalam pasal 5 dan dasar organisasi kearsipan nasional seperti ternyata dalam pasal 8 yang sebagai keseluruhan tercakup dalam pasal-pasal 3, 6 dan 7.

Pasal 3
Cukup Jelas

Pasal 4 dan 5
Pemerintah menguasai arsip-arsip sendiri secara menyeluruh sesuai dengan fungsi-fungsinya dalam pasal 2 (huruf a) dan (huruf b) Undang-undang ini.
Penguasaaan itu dilaksanakan dengan cara-cara sebagai berikut:
a. penyelenggaraan tata kearsipan di seluruh aparatur;
b. menentukan syarat-syarat pengamanan arsip-arsip, termasuk dalam hal ini naskah-naskah:
1. Yang diterima oleh dan/atau terjadi karena pelaksanaan kegiatan perorangan/badan-badan swasta yang secara hukum sudah beralih kepada Lembaga-lembaga Negara/Badan-badan Pemerintahan;
2. Yang karena perjanjian ataupun berdasarkan ketentuan-ketentuan lain atau ketentuan-ketentuan sebelumnya telah berada dalam tanggung jawab pusat-pusat penyimpanan arsip yang telah ditentukan oleh Pemerintah;
3. Yang merupakan reproduksi dalam bentuk apapun daripada arsip dimaksud dalam pasal 1 huruf a.
Pengamanan dibidang nasional meliputi persoalan dengan cara bagaimana arsip-arsip swasta, peroarangan dapat diselamatkan demi kepentingan nasional.
Demikian pula soal arsip pemerintah yang sebelum adanya Undang-undang ini berada di luar penguasaan Pemerintah Republik Indonesia, baik di dalam maupun di luar negeri.

Pasal 6 dan 7
Cukup Jelas

Pasal 8
Dalam organisasi Kearsipan terdapatlah perbedaan azasi yang ditentukan dalam pasal 2, yaitu:
a. arsip dinamis;
b. arsip statis/abadi.
Arsip dinamis adalah arsip-arsip aparatur pemerintahan/negara yang berada dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dan secara fungsionil masih aktuil dan berlaku, tetapi menuju ke arah pengabdian sesuai dengan fungsi, usia dan nilainya. Organisasi daripada arsip dinamis ini berada dalam Lembaga-lembaga/Badan-badan Pemerintahan yang bersangkutan.
Untuk arsip statis/abadi (Pasal 2 huruf b) dibentuk organisasi kearsipan yang berintikan Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai pusat penyimpanan (penyelamatan, pengolahan dan penyediaan) bahan bukti seluruh pertanggung-jawaban Pemerintah maupun Bangsa. Bahwa karena itu Arsip Nasional di samping kewajibannya melaksanakan tujuan sebagai termaktub dalam pasal 3 Undang-undang ini, berkewajiban pula untuk mengolah dan menyediakan bahan bukti itu guna keperluan Pemerintah Republik Indonesia, di tiap-tiap Ibu Kota Daerah tingkat I atau Daerah-daerah yang dengan Daerah Tingkat I dibentuk pula arip Nasional Daerah.
Segala sesuatu yang bersangkutan dengan organisasi Kearsipan ini akan diatur lebih lanjut dengan peraturan tersendiri.

Pasal 9 dan 10
Cukup Jelas

Pasal 11
Istilah "memiliki" dalam ayat (1) pasal ini ialah sikap perbuatan sebagai pemilik yang syah terhadap sesuatu barang yakni sikap perbuatan menguasai barang itu seolah-olah ia pemiliknya, yang demikian itu ia dapat berbuat sekehendak hatinya atas barang tersebut.
Dalam hal ini tidak dipersoalkan perbuatan-perbuatan yang mendahului pemilikan tersebut. Hal-hal ini telah ditampung dalam keketentuan Kitab Undang-undang Hukum Pidana.

Pasal 12 dan 13
Cukup Jelas